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Automatización de procesos en tu negocio

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Estas navidades hicimos una fiesta online del amigo invisible. Cuando empezamos a abrir los regalos nos hizo mucha gracia ver como todos habíamos elegido comprar en Amazon. Era de esperar, ya que Amazon se ha posicionado en nuestras mentes como la opción número uno para comprar online. Sin duda el gran crecimiento que ha tenido Amazon en los últimos años se debe a la gran apuesta que han hecho desde el principio por la automatización de procesos.

Amazon es un Marketplace que permite a los compradores encontrar lo que están buscando y se lo entrega de forma rápida y con todas las garantías. En cuanto a los vendedores, Amazon les permite publicar su catálogo en Amazon.com a cambio de una comisión en cada venta y también cuenta con un sistema de logística (Amazon FBA) que permite a los vendedores despreocuparse de todo la gestión de su almacén.

Existen una gran cantidad de Marketplaces en el mercado pero lo que ha hecho que Amazon pase de ser una pequeña tienda de libros online a la marca más valiosa del mundo es su obsesión por la sistematización y la automatización robótica de procesos.

¿En qué consiste automatizar un negocio?

Para automatizar un negocio primero debes contar con sistemas bien definidos. Un sistema es un conjunto de reglas, secuencias o procesos que se llevan a cabo en una situación determinada. Las sistematización te permite saber cómo responderás de antemano a una situación. Cuando las situaciones en tu negocio se repiten y creas sistemas para darles un tratamiento, posees un conjunto de

¿Cuáles son las ventajas de automatizar procesos en tu negocio?

Si cuentas son sistemas, podrás escalar tu negocio fácilmente. Por ejemplo, cuando un nuevo miembro se incorpore a tu empresa será muy sencillo que encaje en la dinámica del día a día porque los procesos se encontrarán documentados y habrá una serie de pautas preestablecidas para las situaciones más comunes. Al tener los procesos documentados y sistematizados te será más sencillo conocer qué estás haciendo bien y en qué puedes mejorar, podrás incluir métricas que te darán una visibilidad de los esfuerzos que dedicas en cada una de las actividades de tu negocio. En función de esas métricas, junto a tus propias observaciones, podrás decidir que cambios realizar para ser más eficiente y podrás decidir cuáles son los procesos que se pueden automatizar, vas a ser capaz de delegarlos mejor o incluso identificar los que no te aportan nada y suprimirlos. Además, contar con sistemas te ayudará a ir en piloto automático en muchas de las actividades que realizarás por lo que tu eficiencia aumentará considerablemente y minimizará las decisiones que tienes que tomar y con ello nuestro gasto de energía mental (Ver artículo sobre fatiga mental – eldiario.es).

Podemos resumir las ventajas en la lista que sigue:

  • Tus procesos estarán documentados y podrán ser comunicados a otras personas fácilmente
  • Podrás medir mejor los esfuerzos que dedicas a cada actividad
  • Será mas sencillo decidir donde realizar cambios para mejorar los procesos
  • Podrás delegar parte de tus actividades o incluso incluir la automatización robótica de procesos
  • Minimizar el número de decisiones que tomamos y, con ello, el gasto de energía mental

¿Cómo puedo automatizar procesos en mi empresa?

Cada negocio funciona de manera diferente. Nosotros, como expertos en Automatización de procesos RPA hemos estado en contacto con muchos procesos de diferentes empresas y hemos recopilado unas pautas sencillas para que tengas algo por lo que empezar. Puedes encontrar más información aquí.

Observa qué procesos llevas a cabo en tu empresa

Toma nota de todas la actividades que realizas en tu negocio. Ojo porque hay muchas diferentes. Es conveniente que las dividas en tipos de actividades o áreas. Un ejemplo muy común es el alta de un nuevo cliente o empleado o la generación de un presupuesto.

Define tu procesos y determina cuáles pueden ser automatizados

Puedes crear una lista de pasos que se tienen que llevar a cabo uno detrás del otro cuando determinada situación se produzca. Para ello puedes crear un tabla o un diagrama. Las tablas son muy útiles cuando los pasos son secuenciales. Los diagramas los preferimos para lógicas más complicadas. Puedes ver un par de ejemplos a continuación:

Tabla – Sistema para contactar clientes potenciales:

#Paso y Descripción
1Revisar los clientes por fecha de siguiente contacto y prioridad
2Para cada uno de ellos.
3Realizar llamada y proponer cita para hablar tranquilamente.
4aSi aceptan -> Fijar cita en Google Calendar con enlace.
4bSi no -> Proponer nuevo contacto para una semana o un mes después o pasar a estado “no compra”
5Actualizar la ficha del cliente con la fecha del último contacto, las notas y el estado
Tabla – Sistema para contactar clientes potenciales

Diagrama – Sistema para recibir mercancia:

Diagrama - Automatización de proceso de entrega de mercancía
Diagrama – Sistema para recibir mercancía

Pon a prueba tus procesos y evalúa

Ahora ya tienes tus procesos documentados. Esto es fantástico ya que esta documentación te servirá de guía a ti y a tus compañeros en las distintas situaciones que has identificado como repetitivas o delicadas. Una vez que tu proceso esta definido puedes llevarlo a cabo una y otra vez observando para determinar qué es lo que estás haciendo bien y qué podrías mejorar.

Mejora tus procesos y automatízalos

Puedes mejorar tus procesos delegando parte del flujo de trabajo a un proveedor externo, eliminando partes que no son esenciales o automatizando procesos que una máquina o software pueden hacer más rápido que tú, sin errores y liberándote para que realices otras tareas importantes. También es importante observar todos los procesos en conjunto y redefinirlos sistemáticamente. Entonces, podemos ver este proceso no como una línea sino como una rueda sobre la que iteras para hacer tu negocio más eficiente día a día.

Rueda de la Automatización de procesos
Modelo de sistematización de tu negocio

Si pensamos en empresas que funcionen como un reloj suizo a nosotros nos vienen a la cabeza nombres como Amazon, Google, Mercadona, Apple, Starbucks, McDonalls, VIPs, Inditex (Zara y compañía) o quizá tu tienes tus propios referentes . La verdad es que hay algo que diferencia a los negocios que llegan a la cima de los mediocres y es que los primeros cuentan con sistemas muy bien elaborados (y que evolucionan con el tiempo) que les sirven de guía y les permiten navegar a toda velocidad. Y tú, ¿estás preparad@ para dar un salto de nivel y empezar a sistematizar tu negocio?

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